枕のキタムラ　『まくろぐ』

報・連・相、そして確！

2013年1月29日 14:28 その他

ポケベルの出現から、およそ20年数年で、外出先であっても捕まる。
さらに今は、GPSなるもので、図らずもどこにいるのかは瞬時に分かってしまう。

いいのか悪いのかはさておき、今の情報社会において、
一分一秒の価値が、より高まっている時代となったのではないでしょうか。

そんな中、我が社でも、2年前から社内でグループSNS「サイボウズ」を活用しています。
いわゆる、クラウドコンピューティングというものです。
情報の共有が至上命題となっている現代において、このシステムの便利さは
計り知れないモノがあって、日常の業務には大変役立っています。

私の場合、スケジュールも基本的には、フルオープンなので、
誰と打ち合わせているとか、どこに遊びに行っているだとかはすぐに分かってしまいます。。。
たとえ連絡が付かない場合でも、誰かがSNSにアクセスすれば、
お客様とのやりとりについては、おおよそは掴めるようになっています。
(だから、遊んでいる、わけではありません。)

しかし、情報が増えれば増えるほど落とし穴はいくつも転がっているモノです。
その他にも、

●データが消えてしまった。もしくは、埋没してしまった。

●依頼を見落としていた。

●内容を誤って解釈をした。

●アップしたきり、忘れてしまっていた。

などなど。
このあたりは、システムよりもヒューマンエラーによる起こる問題です。

あるところで教わった、ほうれん草・・・もとい(Atokもそろそろこれを一発変換できるといいのだけど)
報・連・相・確について、わかりやすい定義を紹介しておきたいと思います。

◆報告 = 初めに結論から述べる。

◆連絡 = 迅速に行う。

◆相談 = 意を持って行う。自分はどう思うのか、どうしたいのかも伝える。

◆確認 = 確認の上の確認、で行う。

つい先日も、私の依頼した件が放置されていました。
これは、私が念押しをしなかった、つまり、確認の上の確認を怠っていたからです。

一声かければ、問題なかったのに、情報を提供する側と受け取る側との間の
コミュニケーションが足らなかったことが最大の原因と考えられます。

「一事が万事」とはよくいったものですが、小さなことが思わぬことに事件に発展します。
便利なシステムに使われるのではなく、それはあくまで手段です。
情報共有の本質ではないことを肝に銘じて、これらはうまく活用すべきだと痛感しました。

言った言わない、書いた書いてないなどではなく、
相手に正しく伝わっているのかどうかを基準にしていきます。

まくらのキタムラ

北村圭介